Eine Bilanz, ein Wirtschaftsplan, drei Steuererklärungen, vier Zwischenberichte, rund 14.000 Eingangsrechnungen, 33.000 Ausgangsrechnungen und 41.000 Gebührenbescheide werden von den 16 Beschäftigten der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen/IT des EAD jährlich erstellt, verbucht und erzeugt. Jedes Jahr werden rund 60 Millionen Euro von ihnen vereinnahmt und ausgegeben. Eine halbe Million Buchungszeilen sind notwendig, damit der Eigenbetrieb für kommunale Aufgaben und Dienstleistungen (EAD) der Wissenschaftsstadt Darmstadt die erforderlichen Informationen verarbeiten und die jeweiligen Gelder durchleiten kann. Mit anderen Worten: Die Informationsverarbeitung und -technik bilden die Kernaufgabe dieser Abteilung.
Der Ursprung dieser Abteilung geht auf das Jahr 1995 zurück: Damals wurde aus dem städtischen Eigenbetrieb Verpackungsverordnung (EVD) und dem städtischen Fuhr- und Reinigungsamt der Eigenbetrieb Abfallwirtschaft und Stadtreinigung, also der institutionelle Vorläufer des heutigen EAD, gebildet. Voraussetzung dafür war – gemäß Eigenbetriebsgesetz – das Vorhandensein einer kaufmännischen bzw. doppelten Buchführung.
Über das Bearbeiten von Rechnungen und das Erstellen von Bescheiden hinaus, fertigt das Finanz- und Rechnungswesen des EAD die jährliche Gewinn- und Verlustrechnung des EAD an. Dabei sind die Vorgaben des Handelsgesetzbuches, die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung und die Steuergesetze wie das Umsatz- und das Körperschaftsteuergesetz anzuwenden. Denn gemäß dem Eigenbetriebsgesetz sind dieselben gesetzlichen Regeln wie bei einer mittelgroßen GmbH oder AG anzuwenden. Dementsprechend sind Genauigkeit und Sorgfalt gefragt, denn einmal jährlich kontrolliert eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, alle vier Jahre das Finanzamt Darmstadt und regelmäßig der Hessische Rechnungshof die geleistete Arbeit.
Adressaten des EAD-Jahresabschlusses sind vor allem Externe: Der Abschluss wird zur sogenannten Feststellung dem Darmstädter Stadtparlament vorgelegt; danach können die Bürgerinnen und Bürger in den Jahresabschluss Einblick nehmen. In Abstimmung mit den anderen Abteilungen des EAD erstellt das Finanz- und Rechnungswesen außerdem jedes Jahr den Wirtschaftsplan des EAD, der zur Genehmigung der Stadtverordnetenversammlung und in Teilen auch dem Regierungspräsidium Darmstadt vorgelegt werden muss. Die kommunale Betriebskommission als Aufsichtsgremium des EAD wiederum erhält in jedem Quartal einen Zwischenbericht über die finanzielle Lage des EAD.
Der Bereich Informationstechnik kam 2002 zur Abteilung hinzu. Die Informationstechnik IT mit 7 Beschäftigten kümmert sich um die Bereitstellung von Hardware und Software und das betriebsinterne Netzwerk. Die größte Softwarelandschaft ist das ERP-System, an das fast alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des EAD angebunden sind. Hierüber werden nahezu alle betriebswirtschaftlichen Prozesse geführt.
Angesichts der allgegenwärtigen Digitalisierung ist die Bereitschaft aller Beschäftigten des EAD unumgänglich, sich kontinuierlich auf neue Anforderungen einzustellen. Derzeit betreut die IT rund 150 PC und Laptops/Notebooks. Das Netzwerk des EAD umfasst 13 physikalische Server und 50 virtuelle Systeme, darunter zum Beispiel eine Software für den digitalen Tacho, eine Busplanungs- oder eine Zeiterfassungssoftware. Angesichts der voranschreitenden Digitalisierung kommen etwa 25 Smartphones und 75 Tablets hinzu, die im operativen Bereich eingesetzt werden. Konsequenterweise müssen die Beschäftigten der IT permanent die Verarbeitung, die Sicherung und auch den Schutz aller Daten im Blick behalten. Denn: Jeden Tag wehrt die IT des EAD circa 3.000 Angriffe aus der ganzen Welt auf die Ports ab, die den EAD mit dem Internet verbinden.
